Guia de lliurament
On falla de veritat un lliurament, lloc per lloc.
La majoria de lliuraments fallits o retardats no són mala sort: es repeteixen sempre en el mateix grapat de tipus de lloc. Hotels que no retenen un paquet. Estands de fira que només accepten mercaderia els dies de muntatge. Pisos sense conserge. Aquesta guia recorre cada tipus de lloc que necessita una cura extra, a partir del mateix avís de lliurament que enviem amb cada proforma, perquè encerteu els detalls abans de demanar i no després que un transportista es doni per vençut.
Un cop enviat, el transportista té el control
Coordinem l’enviament i donem seguiment, però no operem la xarxa de transport ni controlem què passa en trànsit. Les dates són estimacions, mai garanties.
Un telèfon local és essencial
Els transportistes solen trucar abans de lliurar a empreses, esdeveniments o pisos, i molts no truquen a un número estranger. És la causa més freqüent d’un lliurament fallit.
L’estàndard no pot passar a exprés després de l’enviament
El servei de lliurament queda fixat en el moment del despatx. Si necessiteu exprés, digueu-nos-ho abans que enviem, mai després.
01
Fires, exposicions i esdeveniments
Els recintes firals, des de Hamburg Messe fins a Fira de Barcelona, ExCeL London, Messe Frankfurt i Palexpo Ginebra, funcionen amb un calendari pensat per al muntatge i la càrrega, no per a un lliurament en horari comercial. Si s’equivoca en el moment o en els papers, un paquet que arribaria sense problemes a una oficina queda emmagatzemat, se li factura un recàrrec, o es rebutja a la porta del pavelló.
Tres finestres, no una
Tota fira té un període de muntatge, els dies d’obertura i un període de desmuntatge, i cadascun té les seves pròpies normes. La càrrega només s’accepta durant el muntatge, en les dates que fixa l’organitzador, mai en el mateix dia d’obertura de la fira. Res de nou pot arribar un cop les portes s’obren al públic. El desmuntatge sol ser un únic dia amb un termini estricte: el que quedi a l’estand després es destrueix o s’emmagatzema a càrrec vostre.
Shell scheme o space only canvia qui rep el lliurament
Un estand shell scheme, el mòdul estàndard que construeix l’organitzador, sol acceptar lliuraments igual que qualsevol altre estand. Un estand space only, on vostè o el seu contractista aixequen una estructura a mida, normalment el gestiona aquest contractista designat, sovint amb una finestra d’accés pròpia i anterior, abans que les zones shell scheme obrin siquiera.
El transitari oficial de la fira rarament és opcional
La majoria dels grans recintes encaminen la càrrega a través d’un únic soci logístic oficial, DSV és un dels més grans i més designats, en lloc de deixar que un transportista extern arribi directament al moll de càrrega. Aquest transitari sol encarregar-se dels tràmits duaners de tot el que travessa una frontera, de l’emmagatzematge de les caixes buides durant la mateixa fira, i del lliurament final al vostre estand concret segons el calendari.
El paperam que de veritat importa
Gairebé tots els recintes exigeixen un formulari de càrrega o manipulació abans d’acceptar res. El transport per carretera necessita una carta de port CMR. Si porta equips de demostració o mostres que després han de tornar a sortir del país en lloc de vendre’s, el més habitual és un Quadern ATA, que permet que la mateixa mercaderia travessi una frontera dues vegades, una d’entrada i una de sortida, sense pagar aranzels d’importació cada vegada.
Un paquet calculat per arribar el dia d’obertura ja arriba tard. La càrrega que no entra a la finestra de muntatge s’emmagatzema, es factura a part o es rebutja, i al mateix recinte rarament hi ha ningú amb autoritat per fer una excepció.
- El pavelló i el número d’estand exactes
- Les dates de muntatge aprovades per l’organitzador, no la data d’obertura de la fira
- Si el vostre estand és shell scheme o space only, i el nom del contractista si és space only
- El nom del transitari oficial de la fira, si el recinte ho exigeix
- Un contacte al mateix estand amb mòbil local
Quan el recinte ho permeti, enviar a un hotel o oficina propers i portar el darrer tram a mà fins a l’estand sol ser l’opció més segura per a qualsevol cosa prou petita per transportar-la així.
02
Hotels
La recepció d’un hotel està pensada per a hostes que arriben amb una maleta, no per a càrrega que apareix dies abans que ells. Que un paquet s’accepti, es retingui o es rebutgi sense més depèn molt més de quin hotel i quin equip contacteu que del que posi a l’etiqueta.
Recepció i l’equip d’esdeveniments no són la mateixa porta
Una reserva individual passa pel personal ordinari de recepció, que té tots els motius per dir que no a una caixa sense cap hoste al davant. Un bloc d’habitacions de grup per a una conferència o un viatge d’empresa sol tenir un coordinador de grups o esdeveniments assignat a la reserva, i aquesta persona en general pot acceptar càrrega en nom del grup, organitzar una zona de retenció temporal i fer-la coincidir amb l’hoste correcte a l’arribada. Demaneu aquest contacte pel nom si la vostra reserva forma part d’un bloc.
Una política de cadena no és una garantia en un establiment concret
Les grans cadenes internacionals solen tenir una política escrita de gestió de paquets, cosa que sona tranquil·litzadora, però la política de la central i el que fa realment un establiment concret en una setmana de molta feina poden ser coses diferents. Els hotels independents i boutique rarament tenen cap política escrita i decideixen cas per cas, de vegades segons qui estigui de torn aquell dia.
Fins i tot un hotel que diu que sí té límits
L’acceptació rarament és incondicional. Molts establiments limiten quants dies retindran un paquet abans que arribi l’hoste, com de gran o pesant pot ser, i alguns cobren una tarifa de gestió o emmagatzematge per bulto o per dia un cop superats aquests límits.
L’alternativa més segura, quan existeix
El business center d’un hotel, si en té, és de vegades un punt de recepció separat i més fiable, amb personal acostumat a paquets. Quan això no està disponible, una adreça d’oficina propera, encara que sigui d’un soci local o un col·lega, elimina del tot la incertesa.
No podem fer que un hotel accepti o retingui el vostre lliurament. Aquesta confirmació ha de venir del mateix establiment, o del coordinador d’esdeveniments del grup, directament i abans de demanar, no de nosaltres després que alguna cosa surti malament.
- Confirmació per escrit de l’hotel o del coordinador d’esdeveniments del grup que acceptarà i retindrà el lliurament
- El nom de la reserva o de l’hoste, exactament com consta a recepció, i el nom del grup o bloc si escau
- Les dates en què pot arribar el paquet i les dates en què l’hoste s’allotja
- Qualsevol límit de mida, pes o dies que hagi indicat l’establiment
- Un mòbil local de l’hoste o de l’organitzador
Quan hi hagi un business center o una adreça d’oficina alternativa, gairebé sempre és l’opció més fiable per a qualsevol cosa urgent.
03
Pisos i adreces residencials
Sobre el paper, una adreça residencial sembla el tipus de lliurament més senzill, i a la pràctica sol ser el menys fiable. Ningú cobra per ser-hi per rebre un paquet, i el mateix edifici rarament ajuda.
La porta tancada és el primer punt de fallada
Els transportistes sovint no poden passar del portal tancat. Els timbres no responen en horari laboral, els interfons fallen més sovint del que els edificis admeten, i sense un sistema d’accés que funcioni el transportista ni tan sols pot arribar al pis correcte per trucar.
Un pis amb serveis no és el mateix que un lloguer particular
Un pis amb serveis o d’habitatge corporatiu, el tipus que es reserva a través d’un operador dedicat per a una estada de feina, de vegades té una recepció amb personal semblant a la d’un petit hotel, cosa que canvia molt el panorama. Un lloguer residencial particular normal o un lloguer vacacional de curta durada gairebé mai no la té, i la plataforma de reserva no té cap paper a rebre res en nom de l’hoste.
Els lòquers de paqueteria canvien l’equació completament
Quan un edifici té un sistema de lòquers de paqueteria, o la zona té a prop un punt de recollida d’un transportista, adreçar el lliurament allà en lloc de a la porta elimina del tot el problema del conserge. Val la pena comprovar-ho abans de donar per fet que una adreça residencial és l’única opció.
Els intents repetits són la norma, no un senyal que alguna cosa va malament
Sense signatura, la majoria de transportistes no deixen el lliurament sense vigilància, així que un pis o número de porta incorrecte o absent, o simplement que ningú no contesti, provoca un segon i a vegades un tercer intent abans que el paquet acabi tornant al mag atzem. Cada intent afegeix un dia.
Dos o tres intents de lliurament fallits són la norma abans que un paquet residencial es retorni, no l’excepció. Cada intent afegeix dies, i no hi ha manera d’accelerar un quart intent un cop un transportista ha deixat d’intentar-ho.
- El pis i el número de porta, escrits exactament com els fa servir l’edifici
- Si l’adreça és un pis amb serveis amb recepció o un lloguer residencial particular
- Un mòbil local de qui hagi d’obrir la porta
- Confirmació que alguí hi serà realment durant la finestra de lliurament
Una adreça d’empresa, un lòquer de paqueteria o un punt de recollida gairebé sempre és més fiable que un domicili per a qualsevol cosa urgent.
04
Oficines, coworking i adreces assistides
Una adreça d’oficina sona com l’opció fiable davant d’un hotel o un domicili, i normalment ho és, però tres paranys concrets atrapen aquí les entregues d’empresa més que enlloc.
Recepció contrasta amb l’etiqueta, no amb el que vostè sap de l’empresa
Recepció ha de reconièxer el nom de l’empresa exactament com apareix a l’etiqueta d’enviament, no un nom comercial, una matriu o una abreviatura que el personal faci servir internament, o el paquet es rebutja al taulell. Els edificis també tenen el seu propi horari d’obertura, i un lliurament fora d’aquest horari simplement es perd, per bé que sembli el seguiment.
Els operadors d’oficines assistides necessiten la seva pròpia referència, no només la vostra
Els grans operadors d’oficines assistides gestionen la recepció de desenes d’empreses inquilines sense relació entre elles des d’un sol taulell, així que un paquet adreçat només amb el nom de la vostra empresa, sense referència de compte o membresía, pot quedar sense reclamar mentre el personal intenta esbrinar a quin inquilí pertany. Molts operadors publiquen un format específic d’etiquetatge de lliuraments precisament per aquest motiu, i val la pena demanar-lo.
Una adreça virtual no és una adreça de lliurament
Algunes adreces d’empresa existeixen només per al registre mercantil o el reenviament de correu i no tenen cap recepció física, ni taulell, ni personal, ningú que signi res. Un transportista que arriba a una adreça virtual troba un vestíbul buit o directament una altra empresa, i el lliurament falla del tot en lloc de només retardar-se. Confirmeu que l’adreça és un local real i amb personal abans de confiar-hi.
Les grans torres solen encaminar-ho tot per un únic moll central
En edificis corporatius grans, la recepció d’un inquilí concret sovint no és on lliuren els transportistes en absolut. La seguretat de l’edifici o un moll central de recepció de mercaderies gestiona cada paquet de cada empresa de l’edifici i després el distribueix internament, cosa que afegeix un pas, i un contacte amb nom importa encara més.
Una adreça de coworking o d’oficina assistida no ofereix la mateixa garantia que la recepció d’una empresa tradicional. Confirmeu que l’operador acceptarà el paquet, i comproveu que no és una adreça només virtual, abans de confiar en cap de les dues coses.
- El nom de l’empresa exactament com el té recepció o l’operador, més qualsevol referència de compte o membresía que exigeixi l’operador
- Confirmació que l’adreça té recepció amb personal, i no és una adreça només virtual o de registre
- L’horari d’obertura de l’edifici o la planta
- Un contacte localitzable per telèfon durant aquest horari
Quan l’edifici encamini els lliuraments a través de la seguretat central en lloc del taulell propi de l’inquilí, indicar-ho per endavant a les instruccions de lliurament evita que el paquet es registri a nom de l’empresa equivocada.
05
Universitats, hospitals i grans instal·lacions
Una gran instal·lació institucional és en realitat un petit poble amb una única porta compartida per als lliuraments, digui el que digui el seu nom oficial, i gairebé res arriba directament a qui ha fet la comanda.
La sala de correu central és l’adreça real, no la institució
Les grans instal·lacions institucionals encaminen gairebé tot a través d’una sala de correu central en lloc de directament al destinatari, la qual cosa afegeix habitualment un dia o més abans que el paquet arribi a la seva destinació real. El nom de la institució tot sol no n’hi ha prou com a adreça: sense un departament, pavelló o edifici concret, el paquet entra en un circuit intern que ningú de fora de la institució controla, i pot quedar sense reclamar durant dies.
Una institució, molts edificis, molts noms
Un campus universitari o hospitalari pot abastar desenes d’edificis, ales o blocs amb nom propi, de vegades fins i tot amb el seu propi codi postal, i una sala de correu que atén a milers de persones no té manera d’endevinar a quin us referiu només pel nom de la institució. L’edifici, la planta i el departament exactes, no només el nom del campus o hospital, és el que de veritat encamina el paquet correctament.
El període lectiu i el període de vacances no són la mateixa institució
Una sala de correu universitària amb personal complet durant el curs pot funcionar amb una plantilla mínima, o tancar del tot, en períodes de vacances i entre semestres, justament quan moltes comandes d’empresa es programen per arribar de cara a un nou curs acadèmic. Confirmeu que la sala de correu funciona realment en la vostra data de lliurament, no només que la universitat existeix.
L’horari de recepció de mercaderies sol ser més curt que l’horari del mateix recinte
Un hospital o un gran campus pot estar obert a visitants o personal les vint-i-quatre hores, mentre que l’entrada de recepció de mercaderies o el moll de càrrega concrets que accepten lliuraments tenen el seu propi horari, molt més redüit. Un paquet calculat segons l’horari general del recinte pot igualment arribar quan no hi ha ningú a la porta de mercaderies per rebre’l.
El nom de la institució tot sol no és una adreça lliurable. Sense un departament, pavelló o edifici concret i un contacte amb nom, el paquet entra en un sistema intern que ningú de fora controla, i l’horari de la sala de correu no és el mateix que l’horari del recinte.
- El departament, pavelló o edifici exactes, no només el nom de la institució
- Un contacte amb nom dins d’aquest departament
- Confirmació que la sala de correu o el punt de recepció de mercaderies té personal en la vostra data de lliurament, especialment fora del període lectiu
- Qualsevol referència interna o número de comanda que faci servir la sala de correu per encaminar els paquets
Si és possible, val la pena preguntar per un compte de transportista amb lliurament directe al destinatari, que evita la sala de correu central per a comandes urgents.
06
Aeroports i ports
Els aeroports i els ports són abans de res infraestructura de transport en funcionament, i una adreça de lliurament en un llunya segon lloc. Anomenar la instal·lació no és el mateix que anomenar un lloc que un transportista pugui arribar-hi de veritat.
L’àrea restringida i l’àrea en terra són dos móns diferents
Les parts d’un aeroport on operen avions, personal de càrrega i treballadors amb acreditació de seguretat són l’àrea restringida (airside), i arribar-hi exigeix una acreditació de seguretat o una autorització prèvia que un transportista corrent no porta. Els lliuraments solen adreçar-se en canvi a una oficina en terra, al taulell d’un agent de càrrega, o a la seu pròpia d’una empresa de handling, no a una porta d’embarcament o a una posició d’avió concreta directament.
L’adreça ha de nomenar una empresa, no només la instal·lació
Una adreça que només indica el nom de l’aeroport o del port, sense empresa, sense terminal de càrrega i sense contacte en terra, no és lliurable. Les empreses de transport i càrrega necessiten un destinatari real en terra, igual que en qualsevol altra adreça d’empresa, ja sigui l’oficina pròpia d’un transitari, el departament de càrrega d’una aerolínia, o una empresa de handling de les que operen a la majoria de grans aeroports europeus.
Els ports funcionen segons el calendari dels vaixells, no l’horari comercial
Les terminals de contenidors, en grans ports com Rotterdam, Anvers o Hamburg, treballen segons el calendari d’arribades i sortides dels vaixells i les franges reservades de la mateixa terminal, no un horari d’obertura estàndard. Un enviament sense cita reservada o sense la referència correcta de terminal i moll pot quedar-se a la porta durant dies esperant una franja, i la majoria de terminals no accepten sense més un lliurament a la seva arribada com ho faria una adreça normal.
Els magatzems de dipòsit duaner afegeixen una capa formal
La mercaderia a l’espera de despatx duaner en un centre de càrrega aèria, com els de Frankfurt o Schiphol, o en una terminal portuària, sol quedar retinguda en un magatzem de dipòsit duaner fins a completar els tràmits, una instal·lació diferent de l’emmagatzematge general que normalment exigeix la seva pròpia referència i un destinatari autoritzat per alliberar-ne res.
Una adreça que només indica el nom de l’aeroport o del port, sense empresa, sense terminal de càrrega i sense contacte en terra, no és lliurable. Els transportistes necessiten un destinatari real en terra, igual que en qualsevol altre lliurament.
- El nom de l’empresa receptora i la seva adreça en terra o de terminal de càrrega, no l’adreça genèrica de l’aeroport o port
- Un mòbil local del contacte en terra
- Qualsevol acreditació de seguretat, cita o reserva de terminal que exigeixi el recinte
- Si la mercaderia passarà per un magatzem de dipòsit duaner, i la referència necessària per alliberar-la
07
Zones remotes, rurals i illes
Un codi postal que sembla perfectament normal en un formulari pot estar a hores, o a una travessia en ferri, del magatzem més proper, i l’estimació de lliurament estàndard que funciona per a una capital simplement no s’aplica.
Les illes són una xarxa de lliurament diferent, no una versió més lenta de la mateixa
Sicília, Sardenya, les Balears i les illes gregues, i les Highlands i illes d’Escòcia, s’atenen habitualment amb una cadena logística diferent de la peninsular, no simplement una versió més lenta de la mateixa, i normalment s’aplica un recàrrec a més de la tarifa estàndard. La distància en un mapa no reflecteix com de més temps triguen realment aquestes rutes.
Els ferris afegeixen un calendari que vosaltres no controleu
Quan un tram del lliurament travessa el mar, depèn d’un horari de ferri que funciona amb les seves pròpies sortides fixes i no sota demanda, i el mal temps pot cancel·lar una travessia gairebé sense avís previ. Perdre un sol ferri pot costar un dia extra o més, i no hi ha manera d’accelerar el següent.
No tots els transportistes cobreixen directament cada codi postal rural
Alguns trams d’un lliurament rural es cedeixen a un transportista regional secundari que pot cobrir aquella zona concreta només determinats dies de la setmana, no diàriament, i el seguiment pot quedar-se en silènci durant aquest traspàs sense que res sembli anar malament. El mapa de cobertura nacional d’un transportista no sempre significa servei diari a tots els punts que abasta.
Les adreces rurals no sempre segueixen un format estàndard
La numeració de carrers pot ser irregular o inexistent en algunes zones rurals, amb propietats identificades pel nom en lloc del número, cosa que un camp d’adreça estàndard no sempre recull bé. Un detall descriptiu addicional a les instruccions de lliurament ajuda un conductor que mai no hi ha estat.
- Dies extra de trànsit incorporats des del principi a l’estimació de lliurament, no afegits a última hora quan alguna cosa es retarda
- Un transportista o ruta confirmats per al codi postal concret, no només per a la regió en general
- Qualsevol nom de propietat o punt de referència que ajudi a identificar l’adreça, a més de l’adreça formal
- Un mòbil local, perquè la trucada prèvia al lliurament és encara més habitual en zones rurals
08
Fora de la UE: Regne Unit, Suïssa i Noruega
Lliurar al Regne Unit, a Suïssa o a Noruega afegeix un tràmit duaner que un lliurament dins la UE mai no veu. Els tres funcionen de manera diferent, i normalment és el destinatari qui necessita el registre correcte per despatxar la mercaderia.
Regne Unit
Des que el Regne Unit va sortir de la unió duanera de la UE, a l’arribada s’aplica una declaració d’importació i, en la majoria de casos, l’IVA britànic, i el destinatari sol necessitar un número EORI que comenci per GB en lloc del format EORI de la UE que es fa servir dins el bloc. Segons les nostres condicions estàndard, aquest IVA i qualsevol aranzel van a càrrec del destinatari llevat que s’hagi acordat DDP per endavant.
Suïssa
Suïssa és fora de la UE i completament fora de la seva unió duanera, així que tot enviament passa per la duana suïssa sigui quin sigui el seu valor, amb l’IVA d’importació cobrat en francs suissos. Un agent de duanes suís, designat pel destinatari o gestionat per nosaltres sota DDP, s’encarrega dels tràmits a la banda suíssa.
Noruega
Noruega forma part de l’Espai Econòmic Europeu però queda fora de la unió duanera de la UE, cosa que suposa una gran alineació en moltes normes comercials però, tot i així, una frontera duanera real. L’IVA d’importació es cobra en corones noruegues, i la duana noruega tracta l’enviament com una importació des de fora del territori duaner de l’EEE, igual que fan el Regne Unit i Suïssa.
És la mateixa decisió entre DAP i DDP, i la mateixa estimació de cost a destinació, que s’aplica a qualsevol dels nostres 67 destinacions més enllà d’Europa. El desglossament complet, amb els terminis de transport i el que no es pot exportar, viu a la nostra pàgina de lliurament global.
Abans de demanar
Patrons que val la pena conèixer
El nord i l’oest d’Europa, Països Baixos, Alemanya, Bèlgica, Áustria i els països nòrdics, sol ser ràpid i fiable. El sud d’Europa i les seves illes, Itàlia, Espanya, Grècia i el Mediterrani en general, es mou normalment més a poc a poc, amb més probabilitat de retards, intents fallits i llargs silencis en el seguiment. Un sol intent de lliurament és habitual a tot Europa: si falla, el paquet va a un punt de recollida o torna al mag atzem. Les vagues, que afecten més sovint França, Itàlia i Grècia, i els períodes punta, com la campanya de Nadal, afegeixen més retard. Els controls duaners en rutes fora de la UE hi sumen dies a més de tot això.
El que necessitem de vosaltres, en qualsevol tipus de lloc
- L’adreça completa de lliurament, incloent-hi planta, porta, estand o departament
- Un telèfon local del país de destinació, amb el prefix internacional
- Un destinatari amb nom
- Les normes de lliurament del recinte o edifici i les dates en què accepta lliuraments
- Alguí disponible per rebre la comanda
- Si necessiteu exprés, digueu-nos-ho abans que enviem
Terminis
Cada data que donem és una estimació. La producció comença quan s’aprova la prova i es rep el pagament; el trànsit s’hi suma després. Recomanem comptar almenys 5 dies feiners per a qualsevol comanda, i més per al sud d’Europa, illes, esdeveniments o grans quantitats. Si una data és ajustada, aviséu-nos aviat i farem el possible per ajudar.
Gràcies, uns minuts dedicats als detalls de lliurament estalvien molts problemes després. Qualsevol dubte, responeu-nos a logistics@swishandclick.eu
Fem alguna cosa
Digues-nos què necessites. De la resta ens n'ocupem nosaltres.
Des d'un sol regal amb la teva marca fins a un desplegament paneuropeu, el procés és el mateix: ens expliques la idea, la convertim en un pressupost clar i la produïm i lliurem com cal.
Sense compte per obrir, sense mínim per comprometre, sense maldecaps d'IVA per heretar.
Explora la resta del lloc
Gamma de productes
Marques premium
Lliurament per país